Quasi tutte le aziende che lavorano su WhatsApp tengono le trattative a mente, oppure in un foglio di calcolo che era aggiornato martedì scorso. La conversazione sta in un posto, la fase della trattativa da un'altra parte, e le due cose si allontanano appena qualcuno ha da fare.
La pipeline di Spun mette la fase sulla conversazione. Ogni contatto sta in una sola fase di una bacheca, la sposti dalla chat, dal pannello del contatto o trascinando la scheda, e ogni spostamento viene registrato con chi l'ha fatto e quando. Il resto di questa pagina descrive cosa include, così come è stato rilasciato, e dove si ferma.
Che cos'è la pipeline
La sezione Pipeline nella barra laterale mostra una bacheca: una colonna per ogni fase, più una colonna Non in fase per i contatti che non sono ancora nella pipeline. Un nuovo spazio di lavoro parte con le fasi di vendita Nuovo, Contattato, Qualificato, Proposta, Vinto e Perso, e ogni contatto è una scheda che puoi trascinare da una colonna all'altra.
Non serve aprire la bacheca per lavorarci. Fai clic con il tasto destro su una chat nell'elenco delle chat, oppure tienila premuta sul telefono, e scegli “Imposta fase”. Il pannello del contatto ha una sezione Pipeline che mostra la fase attuale e gli ultimi tre cambi di fase, ognuno con chi l'ha fatto e quando. Se la chat arriva da un numero che non hai ancora salvato, lo stesso menu offre “Salva e imposta fase”: un'unica finestra che salva il contatto con il nome di WhatsApp e il numero già compilati, e lo mette subito nella fase che hai scelto.
Sopra l'elenco delle chat compare una riga di chip di fase, così puoi restringere l'elenco a una sola fase senza uscire dalla posta in arrivo. Per impostare una fase serve il permesso di spostare le schede della pipeline; per “Salva e imposta fase” serve anche il permesso di creare contatti.
- Una bacheca per spazio di lavoro all'inizio, con una schermata Gestisci pipeline per le sue fasi.
- Fase impostata dal menu della chat, dal pannello del contatto o dalla bacheca.
- Ogni spostamento registrato con la persona e l'orario.
- I chip di fase filtrano l'elenco delle chat su una sola fase.
Vedi anche: La pagina dedicata al kanban per WhatsApp
Spostare le schede, annullare e non sovrascrivere un collega
Lo spostamento di una scheda ha effetto subito e mostra per qualche secondo un pulsante Annulla; anche Ctrl+Z funziona sulla bacheca. Se un collega ha spostato lo stesso contatto prima di te, la tua scheda torna al suo posto e Spun ti dice chi l'ha spostata, invece di sovrascrivere in silenzio la sua modifica. Seleziona più schede per spostarle insieme, e il risultato segnala quelle che non è stato possibile spostare.
Una fase che indica una trattativa persa chiede il motivo prima di registrare lo spostamento, così “Perso” nella tua cronologia dice sempre perché. I manager aggiungono, rinominano, riordinano e archiviano le fasi da Gestisci pipeline; una fase che contiene ancora contatti non si può archiviare finché non vengono spostati altrove, e le fasi vengono archiviate invece che eliminate, così la cronologia passata mantiene le sue etichette.
Le schede hanno due densità. Sul telefono la bacheca è un pager da scorrere, una colonna alla volta, con un menu Sposta a... su ogni scheda al posto del trascinamento.
I nuovi lead possono entrare da soli
La prima volta che apri la pipeline ti viene chiesto, una sola volta, se i nuovi lead devono essere aggiunti alla bacheca in automatico. L'interruttore è attivo per impostazione predefinita e la tua risposta viene ricordata; non ti viene chiesto di nuovo.
Con l'interruttore attivo, un contatto arriva nella tua fase di ingresso quando ti scrive in una chat individuale, quando salvi un numero che ti ha già scritto o quando arriva un modulo lead di Facebook. Alcuni casi vengono sempre saltati, di proposito: i contatti che sono già sulla bacheca, i contatti interni, i contatti segnati come da non contattare, le chat di gruppo e i numeri a cui la tua azienda ha scritto per prima, che entrano solo quando rispondono.
L'ingresso automatico mette una scheda solo nella fase di ingresso. Spostarla oltre è una decisione di una persona, oppure un suggerimento che l'assistente propone e una persona approva.
Più di una bacheca
Non sei limitato a una bacheca di vendita. Un manager può aggiungere un'altra bacheca dal selettore delle bacheche, partendo da un modello pronto oppure da una bacheca vuota a cui dai un nome e che costruisci tu. Le fasi di una nuova bacheca sono solo un punto di partenza: rinominale, riordinale, aggiungile e archiviale esattamente come nella bacheca di vendita, e una bacheca non ha bisogno di fasi Vinto o Perso. Una bacheca di supporto può semplicemente andare da Aperto a Risolto, e chiede un motivo solo una fase che un manager ha configurato per richiederlo.
| Modello | Fasi con cui parte |
|---|---|
| Vendite | Nuovo, Contattato, Qualificato, Proposta, Vinto, Perso |
| Supporto | Nuovo, Smistato, In corso, In attesa del cliente, Risolto, Chiuso |
| Acquisti | Richiesto, Preventivo ricevuto, Approvato, Ordinato, Ricevuto, Annullato |
| Assunzioni | Candidato, Screening, Colloquio, Offerta, Assunto, Rifiutato |
| Vuota | Fase 1, Fase 2, Fatto, Abbandonato, da rinominare man mano |
In uno spazio di lavoro gratuito o in prova la bacheca di vendita è l'unica; i piani a pagamento non hanno limiti. Quando hai raggiunto il limite, l'opzione per aggiungere una bacheca lo dice fin dall'inizio.
Quando esiste una seconda bacheca, l'ultima che hai usato viene ricordata per te personalmente e ti segue su un altro dispositivo senza cambiare ciò che vedono i colleghi. I chip di fase sopra l'elenco delle chat seguono una bacheca a tua scelta, quindi guardare un'altra bacheca nel pannello non cambia il filtro dell'elenco delle chat. Le bacheche si possono rinominare e archiviare; archiviare nasconde una bacheca senza eliminare nulla, la bacheca predefinita e l'ultima rimasta non si possono archiviare, e ripristinare una bacheca archiviata non è ancora qualcosa che l'app sa fare.
Cosa succede quando una scheda entra in una fase
Le fasi possono avere automazioni. Quando una scheda entra in una fase, Spun può creare un'attività, impostare un promemoria, aggiungere un'etichetta, avvisare la persona a cui appartiene la scheda o inviare un'email a un indirizzo che scegli tu. Tutto ciò che va verso l'esterno resta spento finché non lo attivi, e annullare lo spostamento di una scheda non attiva mai nulla.
Le automazioni verso l'esterno rispettano gli stessi limiti di una persona: gli invii vengono trattenuti durante le tue ore di silenzio, controllate sia nel tuo fuso orario sia in quello del destinatario. Un invio bloccato viene scartato invece che messo in coda, così dopo non arriva nulla tutto insieme, e ogni automazione mostra cosa ha fatto di recente, compreso quanti invii ha saltato e perché. Ogni automazione ha anche un limite orario, così una configurata male non può svuotare una bacheca nella coda di invio.
Un'automazione può inviare un messaggio WhatsApp, ma solo a chi ti ha scritto almeno una volta. Spun non avvia da solo una conversazione WhatsApp, e se non può confermare che quella persona ti ha scritto non invia. Tutto ciò che voleva inviare e non ha potuto compare nella tua coda degli invii IA con il motivo; per un contatto senza cronologia, la soluzione è scrivergli tu una volta, dopodiché l'automazione funziona da lì in poi. Non esiste un pulsante per inviare tutto.
- L'avviso raggiunge per impostazione predefinita la persona a cui appartiene la scheda nell'app e come notifica push, senza costi e senza nessuno fuori da Spun, nella lingua di Spun che usa quel collega.
- Spun Chat si può attivare come secondo canale; viene consegnato dentro Spun, senza limiti di invio oltre alle tue ore di silenzio.
- WhatsApp è il ripiego per un collega che non usa Spun Chat. Parte dal tuo numero, solo verso i colleghi, al massimo dieci al giorno per persona, e conta nel tuo normale budget di invio, quindi attivarlo mostra un avviso che lo dice.
- Ogni collega può disattivare per sé le notifiche WhatsApp della pipeline in Impostazioni, e un'automazione non può scavalcare questa scelta.
- Ogni automazione di avviso mostra la frase esatta che invierà prima che tu la attivi. Il testo è di sola lettura e dice Vinto, Perso o “una nuova fase” invece di nominare la fase.
Cosa la pipeline volutamente non fa
La bacheca organizza le conversazioni. Sapere dove si ferma è ciò che la rende prevedibile quando ci costruisci sopra un processo.
- Non scrive mai a un cliente di sua iniziativa. Un'automazione può scrivere solo a chi ti ha già scritto, e il passo verso l'esterno del menu della scheda apre la tua app WhatsApp invece di inviare da Spun.
- Non ha un campo responsabile. Chi segue una chat è un'etichetta con un nome, applicata a mano o dal round robin, e una condivisione non diventa mai una proprietà.
- Non ripristina una bacheca archiviata. Archiviare nasconde; non elimina, e per ora non si torna indietro dall'app.
- Non lascia che l'assistente sposti le schede. L'assistente suggerisce, solo in avanti, e una persona approva.
- Non sostituisce la conversazione. Lo sguardo ai messaggi è solo uno sguardo, “Segna contattato” è una nota, e l'invio resta nella chat.