Quando più persone rispondono a un solo numero WhatsApp, la prima domanda su ogni nuova chat è “di chi è?”. Senza una risposta, il più veloce si prende tutto, i più tranquilli non prendono nulla, e la chat che arriva alle 12:58 non è di nessuno.
La rotazione risponde alla domanda nel momento in cui la chat arriva. Ogni collega ha un'etichetta con il proprio nome, e ogni nuova conversazione in arrivo riceve l'etichetta della persona successiva, a turno. È un meccanismo piccolo, di proposito: etichetta, non blocca, e il resto di questa pagina è preciso su entrambe le metà.
Cosa fa la rotazione
Chiunque possa rispondere nella posta in arrivo, il proprietario e ogni collega con cui è condivisa, ha un'etichetta con il proprio nome, per esempio “Maria Garcia”. L'etichetta viene creata in automatico quando un collega accetta l'invito. Con la rotazione attiva, ogni nuova chat individuale in arrivo riceve l'etichetta con il nome della persona successiva nella rotazione, e il turno passa avanti.
Vengono etichettate solo le conversazioni in arrivo davvero nuove. Le chat di gruppo restano come sono, e così le conversazioni avviate dal tuo team, perché dietro una chat che hai aperto tu c'è già qualcuno. Una conversazione che ha già un'etichetta con un nome non viene etichettata di nuovo, e a una chat si può comunque dare a mano una seconda etichetta con un nome quando la seguono due persone.
Dato che il risultato è un'etichetta normale, tutto ciò che funziona con le etichette funziona con la rotazione: l'elenco delle chat si può filtrare sulle “mie”, un filtro salvato può mostrare le chat di una persona, e l'etichetta è visibile a tutti sulla conversazione.
- Si applica solo alle nuove chat individuali in arrivo.
- I gruppi e le conversazioni avviate dal tuo team non vengono mai etichettati dalla rotazione.
- Una scelta per chat, fatta una volta sola, nell'ordine che imposti.
- L'etichetta è un'etichetta normale: puoi filtrare e cercare in base a essa, aggiungerla o toglierla a mano.
Come configurarla
- 1
Condividi la posta in arrivo con il tuo team
Ogni collega riceve la sua etichetta con il nome quando accetta l'invito. Non c'è niente da creare a mano.
- 2
Apri Etichette, poi la scheda Rotazione
Solo i manager, cioè i membri con Controllo completo, possono modificare la rotazione. Tutti gli altri possono vederla.
- 3
Attiva le persone che devono ricevere chat
Ogni riga è un collega. Attiva chi prende le nuove conversazioni e lascia spenti gli altri.
- 4
Mettile in ordine
Trascina le righe sul computer, oppure usa i pulsanti su e giù sul telefono.
- 5
Imposta pesi, orari e pause dove servono
Tutto facoltativo, tutto per singola persona. La sezione successiva spiega ogni opzione.
- 6
Attiva la rotazione
Da quel momento ogni nuova chat in arrivo riceve l'etichetta della persona successiva. La scheda mostra chi riceverà la prossima chat, quando è stata etichettata l'ultima e quante persone stanno ricevendo chat.
Vedi anche: WhatsApp per i team: ruoli, condivisione e limiti
I controlli per ogni persona
Una rotazione semplice, “tutti a turno”, è equa solo quando tutti lavorano gli stessi orari e reggono lo stesso carico. Quattro controlli gestiscono i casi in cui non è così.
| Controllo | Cosa fa | Esempio |
|---|---|---|
| Ordine | La sequenza in cui passa il turno | Maria, poi James, poi Priya, poi di nuovo Maria |
| Peso, da 1 a 20 | Una persona con peso 2 riceve il doppio delle nuove chat di una persona con peso 1 | Chi lavora a tempo pieno a 2 accanto a chi lavora part-time a 1 |
| Pausa fino a una data | La persona viene saltata fino a quella data e poi rientra in automatico | In ferie fino al 1°: nessuna chat fino ad allora, e nessuno deve ricordarsi di riattivarla |
| Spento | Fuori dalla rotazione finché qualcuno non la riattiva | Un manager che copre solo le emergenze |
| Orario di lavoro | Giorni e ore nel fuso orario della persona; al di fuori viene saltata mentre qualcun altro è in turno | Maria dalle 9 alle 17 a Londra, Priya dalle 9 alle 17 a New York, ognuna etichettata solo durante la propria giornata |
Gli orari di lavoro sono fasce nello stesso giorno. Un turno che va oltre la mezzanotte non è supportato; dividilo tra gli orari di due persone oppure lascia gli orari non impostati per quella persona.
Se nessuno è in turno quando arriva una chat, va comunque alla persona successiva attiva e non in pausa, invece che a nessuno. Una chat alle 02:00 non sveglia nessuno, ma al mattino ha un nome sopra.
Chi non può ricevere chat, e perché la riga lo dice
Alcuni colleghi non si possono attivare, e la scheda Rotazione ti dice perché direttamente sulla riga invece di fallire in silenzio.
- Un collega con accesso in sola visualizzazione non può ricevere chat, perché non può rispondere. Cambia il suo ruolo per permetterglielo.
- Un collega che non ha accesso alla posta in arrivo, o che se n'è andato, non è idoneo. Quando l'accesso di qualcuno viene rimosso, esce da solo dalla rotazione, e la sua etichetta resta sulle chat che aveva già.
- Un'etichetta con un nome che è stata trasformata in una fase della pipeline, o inserita in un gruppo di etichette che si escludono a vicenda, non si può usare per la rotazione. Scegli un'altra etichetta o toglila dal gruppo.
- Due colleghi con lo stesso nome ricevono etichette distinte, con la seconda numerata, per esempio “Sarah Miller (2)”. La scheda ti chiede di rinominarla in qualcosa di più chiaro.
Cosa la rotazione volutamente non fa
La rotazione è una regola di etichettatura. Sapere dove si ferma è ciò che ti permette di costruirci sopra un processo.
- Non rende nessuno responsabile di una conversazione. Non esiste un campo responsabile o assegnatario; c'è un'etichetta con un nome sopra.
- Non cambia chi può vedere una chat. Chiunque potesse aprire la conversazione prima può ancora farlo. A un collega con accesso limitato si può persino dare l'etichetta di una chat che non può aprire, quindi se limiti ciò che le persone vedono, condividi con ciascuno un filtro sulla propria etichetta con il nome.
- Non blocca una chat. Chiunque abbia accesso può comunque rispondere, ed è l'indicatore in tempo reale “sta rispondendo” di Spun a evitare che due persone rispondano insieme.
- Non bilancia in base al carico di lavoro. Conta turni e pesi, non quante chat aperte ha una persona o quanto è impegnata.
- Non smista per argomento o competenza. Ogni nuova chat va alla persona successiva, qualunque sia l'argomento.
- Non etichetta i gruppi né le conversazioni avviate dal tuo team.
Vedi anche: WhatsApp per i team: vedi in tempo reale chi segue cosa
Lavorare con le etichette ogni giorno
Lo scopo di un nome su ogni chat è che ognuno possa aprire la posta in arrivo e vedere la propria coda. Un filtro salvato sulla tua etichetta con il nome ti dà esattamente questo, e un manager può tenere un filtro per ogni collega per vedere com'è ciascuna coda.
Abbinala a un obiettivo di prima risposta e il quadro è completo: la rotazione dice di chi è la chat, il conto alla rovescia in tempo reale dell'obiettivo dice da quanto aspetta, e la classifica del team mostra dopo quanto velocemente ha risposto ciascuno. Quando una chat deve cambiare mano, aggiungi l'etichetta con il nome dell'altra persona o sostituiscila; nient'altro deve cambiare.
Se nessuno può ricevere chat, o la rotazione è spenta, le nuove chat arrivano semplicemente senza etichetta con il nome, come prima. Niente si accumula in coda e niente va perso.