Un numero WhatsApp, tutto il tuo team

Quanti utenti e dispositivi possono condividere un numero WhatsApp?

WhatsApp stesso consente su un numero un telefono più fino a quattro dispositivi associati collegati: WhatsApp Web, l'app desktop o uno strumento aziendale. Dall'introduzione del multi-dispositivo, un dispositivo collegato continua a funzionare mentre il telefono è offline. Quindi WhatsApp Business si può usare su più di uno schermo, fino a quattro, ma ognuno agisce come lo stesso utente.

Spun occupa uno di quei quattro posti collegati. Dietro di esso il tuo team non si conta in dispositivi: ogni collega ha il proprio accesso a Spun, su qualunque browser e telefono usi, e il numero mantiene gli altri posti per WhatsApp Web o l'app desktop.

Vedi anche: WhatsApp Business su più dispositivi, telefoni e utenti

Vedi chi segue cosa, mentre succede

La domanda a cui una casella condivisa deve rispondere tutto il giorno è “qualcuno se ne sta occupando?”. Spun risponde in tempo reale invece che con un campo di stato che qualcuno deve ricordarsi di impostare. Quando un collega apre una conversazione, le sue iniziali compaiono su quella riga dell'elenco chat per tutti gli altri, grigie mentre legge e ambra appena inizia a scrivere. Dentro la conversazione l'intestazione lo dice a parole, “Marco sta visualizzando” o “Marco e Luca stanno rispondendo”.

Se inizi una risposta mentre un collega ne sta già scrivendo una, una riga ambra sopra il campo del messaggio lo dice per nome. È un avviso, non un blocco: puoi comunque inviare, perché a volte la risposta giusta è che entrambi sappiate cosa sta succedendo. L'indicatore scompare quando il collega lascia la chat o cambia scheda, e non vedi mai la tua presenza, solo quella degli altri.

A posteriori, ogni messaggio in uscita riporta il nome del collega che l'ha inviato, mostrato sopra il fumetto dentro Spun. Il cliente non vede nulla di tutto questo. Al messaggio che riceve non viene aggiunto niente, nessun nome, nessuna firma, nessun “inviato tramite”. Per lui è semplicemente l'attività che risponde dal numero che conosce.

• Distribuisci le nuove conversazioni nel team con una rotazione: ogni collega riceve un'etichetta personale con il proprio nome, e ogni nuova chat individuale in arrivo riceve a turno l'etichetta della persona successiva. Tu imposti l'ordine, un peso da 1 a 20 per chi deve riceverne di più, l'orario di lavoro di ognuno nel proprio fuso orario e una pausa fino a una data per chi è assente. Le chat di gruppo e le conversazioni avviate da te restano escluse. La rotazione applica un'etichetta, che qualsiasi filtro o vista può usare; non vincola una chat a una persona né limita il carico di nessuno.
• Imposta un obiettivo di prima risposta in minuti, con l'opzione di contare solo l'orario lavorativo e di avvisare a una percentuale dell'obiettivo. Ogni membro vede il conto alla rovescia in tempo reale su ogni chat in attesa, e i manager possono consultare lo storico degli obiettivi mancati.
• Una classifica nella dashboard mostra, per ogni collega, i messaggi inviati, le conversazioni seguite, il tempo medio di prima risposta e la quota di risposte entro l'obiettivo.

Cosa condivide il team e cosa resta tuo

La regola pratica è semplice. Tutto ciò che appartiene alla conversazione o all'attività è condiviso da chiunque vi abbia accesso. Tutto ciò che riguarda il modo in cui preferisci lavorare tu resta tuo. La tabella traccia il confine, perché alcuni elementi condivisi sorprendono la prima volta.

Quello da leggere due volte è lo stato di non letto. Il conteggio dei non letti, l'archiviazione, il fissaggio e il silenziamento di una conversazione con un cliente appartengono alla conversazione, non alla persona che la guarda. Quando un collega apre una chat, smette di essere non letta per tutti, come succederebbe se qualcuno avesse preso in mano il telefono stesso. È voluto: una casella condivisa con cinque conteggi privati di non letti significa cinque persone che pensano tutte che se ne occupi qualcun altro.

Quattro ruoli, dalla sola lettura al controllo completo

Quando condividi la casella scegli per la persona uno dei quattro ruoli. I tre ruoli con ambito limitato, Visualizzatore, Membro del team e Manager, vedono sempre e solo la parte della casella che condividi con loro (la sezione successiva spiega come si definisce quella parte). Controllo completo è l'intera casella, identica al tuo accesso, ed è l'unico ruolo che può invitare o rimuovere persone, vedere la fatturazione o aprire la schermata di connessione WhatsApp.

I ruoli sono applicati sul server, non solo nascosti nell'interfaccia. Un Visualizzatore che trova il pulsante di invio con uno strumento del browser non può comunque inviare; un Membro del team che chiama direttamente l'endpoint dei contatti riceve comunque un rifiuto. Lo schema mostra le impostazioni predefinite di ogni ruolo. Quando condividi, puoi anche attivare o disattivare singoli permessi per quella persona specifica, quindi “un Membro del team che può anche modificare i contatti” è una configurazione del tutto normale.

• Visualizzatore: legge le chat condivise e i contatti al loro interno, usa la Chat di Team, non compie alcuna azione su un cliente.
• Membro del team: tutto ciò che ha un Visualizzatore, più invio, pianificazione, risposte assistite dall'AI e archiviazione, dentro la parte condivisa.
• Manager: tutto ciò che ha un Membro del team, più contatti, etichette condivise, allerte per il team, promemoria di pagamento, campagne, risposte automatiche, automazioni, attività e dashboard, sempre dentro la parte condivisa.
• Controllo completo: l'intera casella senza nulla di escluso, compresi il team stesso, la fatturazione e la connessione WhatsApp.

Accesso parziale: condividi una parte della casella, non tutta

La maggior parte dei team non vuole che ogni persona veda ogni conversazione. Un freelance che segue una linea di prodotti, un commercialista che ha bisogno solo delle chat sulla fatturazione, un nuovo assunto in prova: ognuno dovrebbe vedere la propria parte e nient'altro. In Spun la parte è definita dai filtri salvati, gli stessi filtri che usi già per restringere l'elenco chat. Condividi un filtro con una persona e le conversazioni che vi corrispondono sono le conversazioni che ha. Condividine due e ha l'unione. Non condividerne nessuno e non vede proprio nulla, ed è esattamente ciò che la procedura guidata ti dirà prima di lasciarti concludere.

Poiché una fase di una bacheca della pipeline è in realtà un'etichetta, condividere una bacheca usa lo stesso meccanismo: la persona vede le conversazioni su quella bacheca e nessun'altra. Etichette, fasi della pipeline e qualsiasi altro criterio esprimibile da un filtro salvato funzionano tutti come confine. I membri con ambito limitato e ruolo Visualizzatore o Membro del team vedono inoltre i dettagli dei contatti solo per le persone nelle loro chat, mai l'elenco contatti completo.

L'accesso parziale è disponibile con ogni piano a pagamento, su ogni ruolo con ambito limitato. Non si può combinare con Controllo completo, perché Controllo completo significa per definizione l'intera casella. L'accesso non ha una data di scadenza; dura finché non cambi il ruolo o rimuovi la persona, ed entrambe le modifiche hanno effetto alla sua richiesta successiva.

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   Chi

   Scrivi un indirizzo email o un numero di telefono, oppure scegli un contatto. La persona non ha ancora bisogno di un account Spun.

2. 2

   Ruolo

   Scegli Visualizzatore, Membro del team, Manager o Controllo completo, e regola i singoli permessi se quelli predefiniti non vanno del tutto bene.

3. 3

   Pipeline

   Se vuoi, condividi una bacheca della pipeline, che diventa un filtro sulle fasi di quella bacheca.

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   Filtri

   Scegli i filtri salvati che definiscono la sua parte. Controllo completo salta questo passaggio, perché non ha una parte.

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   Riepilogo

   Vedi in un unico posto tutto l'accesso concesso prima che venga inviato.

Invitare persone e revocare l'accesso

Un invito è un link. Invialo via email oppure, visto che la persona che inviti è probabilmente già nel tuo WhatsApp, mandaglielo dal tuo numero con un tocco o copialo per incollarlo dove preferisci. Il link è valido per sette giorni, una casella può avere fino a venti inviti in attesa contemporaneamente, e invitare di nuovo qualcuno genera semplicemente un nuovo link. Chi lo apre accetta con l'account con cui accede, quindi un collega che usa gli indirizzi email nascosti di Apple, o che si iscrive a Spun in quel momento, arriva comunque nella casella giusta.

Accettare un invito non tocca mai lo spazio di lavoro della persona. Se gestisce già una propria casella Spun, la tua viene aggiunta accanto. Rimuovere qualcuno è un'unica azione nel pannello Team, ed è completa: la sua appartenenza al team termina subito e tutto ciò che aveva configurato tramite essa se ne va insieme, compresa un'identità di invio Gmail che aveva collegato, qualsiasi connessione da casa che ospitava per la casella e qualsiasi accesso API che aveva. Non puoi rimuovere te stesso, quindi una casella non resta mai senza il suo proprietario.

Vedi anche: Come Spun si collega a WhatsApp · Sicurezza in Spun

Cosa una casella condivisa in Spun volutamente non fa

Una pagina che elenca solo i lati positivi è una pagina su cui non puoi fare piani. Questi sono i limiti così come sono oggi, detti chiaramente perché nessuno li scopra il secondo giorno.

• Non esiste un pulsante “assegna questa conversazione a Marco” e nessun campo responsabile su una chat. Spun mostra chi segue una conversazione in questo momento e permette a una rotazione di etichettare le nuove chat per persona; non rende una persona responsabile di una chat.
• Niente impedisce a due persone di rispondere contemporaneamente. L'avviso ambra ti dice che un collega sta scrivendo; non blocca la conversazione.
• Il cliente non vede mai quale collega ha risposto. L'attribuzione è solo interna.
• Non letto, archiviazione, fissaggio e silenziamento valgono per conversazione, non per persona. Un membro che legge una chat la segna come letta per tutto il team.
• Una nota del team si può scrivere ed eliminare ma non modificare; scrivine una nuova.
• L'accesso non ha una data di scadenza e non esiste un registro delle attività per membro. Quello che hai è il nome su ogni messaggio inviato, il nome su ogni nota e la classifica.
• Un secondo numero WhatsApp è una casella separata sotto lo stesso account, con il proprio elenco di membri, non un secondo numero dentro questa.

Prezzi: i membri del team sono gratis

Spun non fa pagare per persona. I membri del team sono illimitati e non costano nulla in più, quindi il decimo collega costa quanto il primo. La condivisione della tua casella è inclusa in ogni piano a pagamento e durante la prova gratuita, con tutti e quattro i ruoli in ciascuno e senza bisogno di upgrade.

Vedi anche: Piani e prezzi

La configurazione, passo dopo passo

La documentazione di Spun spiega la condivisione di una casella schermata per schermata. Se il tuo team risponde soprattutto a domande di assistenza, vedi WhatsApp come helpdesk; per un esempio concreto di una piccola attività che lavora su un solo numero, vedi il caso d'uso per i piccoli team.

Vedi anche: Documentazione: condividere la casella con il team · Helpdesk WhatsApp · WhatsApp per piccoli team · Guida: assistenza clienti su WhatsApp per un piccolo team · Guida: condividere un account WhatsApp Business con il team · Guida: WhatsApp per i team in India

Stai confrontando strumenti di casella per team?

Pagine di confronto diretto per gli strumenti di casella per team che gli acquirenti mettono più spesso a confronto con Spun.

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